Fietsleasing: een slim én aantrekkelijk voordeel voor jouw werknemers

In dit artikel lichten we toe hoe fietsleasing werkt, welke financieringsmogelijkheden er zijn en waar je juridisch en (para)fiscaal rekening mee moet houden.

Als werkgever kan je ervoor kiezen om een fiets aan te kopen of te leasen. Bij fietsleasing sluit je een overeenkomst met een leasemaatschappij die de fiets ter beschikking stelt aan de werknemer.

In de meeste gevallen zijn onderhoud, herstellingen en verzekeringen inbegrepen in de maandelijkse leaseprijs. De looptijd van een leasingcontract bedraagt doorgaans 36 maanden. Het type fiets speelt daarbij geen rol: van een klassieke stadsfiets tot een elektrische fiets of speed pedelec, alles is mogelijk.

Er zijn verschillende manieren om een bedrijfsfiets te financieren. Je kan dit volledig ten laste nemen als werkgever, of kiezen voor een kostenneutrale oplossing waarbij de werknemer zelf (gedeeltelijk) bijdraagt.

Een fiets als extra voordeel

Je kan er als werkgever voor kiezen om de fiets bovenop het bestaande loonpakket toe te kennen. In dat geval is de fiets een bijkomend voordeel zonder impact op het loon van de werknemer.

Hou er wel rekening mee dat dit na verloop van tijd als een verworven recht kan worden beschouwd. Werknemers zouden dan in de toekomst een gelijkaardig voordeel kunnen verwachten.

Een kostenneutrale oplossing

Veel werkgevers kiezen voor een kostenneutrale formule, waarbij de werknemer de fiets financiert via zijn loonpakket. Dit kan op verschillende manieren.

Een eerste mogelijkheid is een brutoloonruil. Daarbij ruilt de werknemer een deel van zijn brutoloon in voor de fiets. Dit betekent dat het brutoloon tijdelijk daalt gedurende de leaseperiode. Omdat de fiets sociaal en fiscaal gunstig wordt behandeld, is de netto-impact voor de werknemer vaak beperkt, terwijl hij toch beschikt over een fiets met een hogere waarde.

Het is wel belangrijk dat het loon na deze ruil nog steeds boven het sectorale minimum ligt. Daarnaast heeft een lager brutoloon ook gevolgen voor bepaalde sociale rechten, zoals vakantiegeld en pensioenopbouw.

Een tweede mogelijkheid is het inzetten van de eindejaarspremie. De werknemer gebruikt dan (een deel van) zijn eindejaarspremie als budget voor de fiets. Omdat ook de patronale bijdragen worden meegerekend, ontstaat er een groter budget. Dit maakt deze formule vaak financieel interessanter voor de werknemer.

Let op: deze piste is enkel mogelijk als dit toegelaten is binnen het paritair comité. Het is dus belangrijk om dit vooraf na te gaan.

Wanneer je een bedrijfsfiets aanbiedt, is het belangrijk om alles juridisch correct vast te leggen. Denk daarbij aan een duidelijke fietsleasepolicy waarin de spelregels worden opgenomen.

Daarnaast is het aangewezen om een bijlage bij de arbeidsovereenkomst op te maken, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van brutoloonruil of een omzetting van de eindejaarspremie.

Afhankelijk van de sector kunnen ook aanpassingen aan het arbeidsreglement of een ondernemings-cao nodig zijn. Tot slot maak je best duidelijke afspraken over het gebruik van de fiets, bijvoorbeeld tijdens schorsingen van de arbeidsovereenkomst of bij uitdiensttreding.

Ja. Werknemers die met de fiets naar het werk komen, hebben (behoudens sectorale uitzonderingen) recht op een fietsvergoeding, ook wanneer zij een bedrijfsfiets gebruiken.

De hoogte van deze vergoeding wordt bepaald op sectoraal of ondernemingsniveau. Er geldt een fiscale en sociale vrijstelling tot € 0,37 per kilometer (bedrag 2026), met een maximum van € 3.700 per jaar (bedrag 2026) per werknemer.

Betaal je een hogere vergoeding, dan wordt het gedeelte boven dit plafond beschouwd als loon dat onderworpen is aan belastingen en sociale bijdragen.

De bedrijfsfiets is zowel sociaal als fiscaal bijzonder interessant, op voorwaarde dat de werknemer de fiets effectief gebruikt voor woon-werkverplaatsingen. Op het vlak van de sociale zekerheid is er geen sprake van loon of voordeel in natura. Er zijn dus geen RSZ-bijdragen verschuldigd, zelfs niet wanneer de fiets ook privé wordt gebruikt.

Ook fiscaal is het voordeel vrijgesteld, op voorwaarde dat de werknemer kiest voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten en de fiets daadwerkelijk gebruikt voor woon-werkverkeer. In eerdere beslissingen heeft de fiscus 10% en 20% gebruik per kalenderjaar aanvaard als daadwerkelijk gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer.

Gebruikt de werknemer de fiets niet voor woon-werkverkeer, of kiest hij voor het bewijzen van werkelijke beroepskosten, dan wordt het voordeel wel belast en moeten er RSZ-bijdragen worden betaald op het voordeel.

Voor werkgevers zijn de kosten die verband houden met de bedrijfsfiets doorgaans volledig fiscaal aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan de leasingkosten, onderhoud of investeringen in fietsenstallingen en douches.

Wat btw betreft, is recuperatie enkel mogelijk wanneer de fiets wordt gebruikt voor zuivere beroepsverplaatsingen, zoals verplaatsingen tussen verschillende bedrijfssites.

Sinds inkomstenjaar 2024 moet het voordeel van de bedrijfsfiets worden vermeld op de fiscale fiche van de werknemer.

Dit heeft geen impact op de loonberekening, maar zorgt ervoor dat de fiscus over de nodige informatie beschikt. Vooral voor werknemers die hun werkelijke beroepskosten bewijzen, is dit van belang, aangezien zij niet genieten van de fiscale vrijstelling.